销售明细导入开票模块的产品思考

销售明细导入开票模块的产品思考

时间:2020-01-09 11:30 作者:admin 点击:
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好的销售明细导入开票模块可以为财务节省大量的统计整理数据和开票的时间。对于产品经理来说此处需要根据具体业务,与业务部门和财务部门充分沟通梳理流程和实际业务需求再进行设计。

销售订单导入申请开票的场景

根据订单开具发票以前我们聊过这种场景:公司员工为公司垫付钱款购买的办公用品,需要发票进行公司报销,员工随时在线申请购买办公用品的这笔订单,就会实时触发一次开票申请,开具此笔订单的发票。

但是如果是公司是批量采购材料/商品,每月不定期不定量的交易多笔订单,那么此时销售方的财务会如何开票,销售方的业务员会如何申请开票呢?

如果采购方是商户(比如:分销商,B2C商户等等)不定期不定量的批量采购商品,销方公司实际无需针对每一个订单实时为采购方客户开票。而是会与采购方客户商定先签署一份采购合同,合同上面记载本次采购的内容,和结算的方式:以“周结”或“月结”的方式统一结算采购款。

发票的开具方式也随着结算的方式的改变发生了改变,由原来的单笔订单开具发票,变成了定期统一根据结算金额开具发票。

虽然销售方也可以每笔订单都开具发票,但是这样的开票方式非常不便于采购方整理发票。因为每一份合同,采购方的财务需要:

对应上与合同上“合同款”相等的支付采购款金额的银行回单 对应上与合同相对应数量的材料/商品的入库单 对应上与合同金额相等的增值税发票 所以,其实财务如何选择开票的方式,关键还是由业务中双方商定的结算方式决定的。

每次在结算货款期间,双方会根据上期的采购订单与入库单、销售订单与出库单等进行对账,对账无误后,财务会在对账单上盖章确认,结算钱款。

传统财务多笔销售明细汇总整理开票的流程

传统财务手工汇总整理销售订单明细流程:

每月实际会有很多采购公司购买材料/商品,财务需要先从采购主体中分别筛选期间内销售给 同一采购公司 的销售订单明细,对相同规格型号(sku)、相同单价的商品再进行筛选,将这类商品的销货和退货订单明细进行整理汇总。

为什么同规格型号不同价格也需要分别汇总,不能合并汇总统计?

因为发票内容上的“销货的单价”和“销货的数量”都在发票上需要进行展示。同规格不同价格没有办法汇总成为一条明细,所以需要分开进行汇总,虽然是同sku,但是不同价格也需要分开进行开票。

该规格型号和单价的材料/商品的实际收入就是需要给该采购公司开具的发票明细金额。该规格商品的实际收入=同种规格型号和价格(销售订单数量-退回数量)*商品单价。

根据此方法财务手工分别汇总不同规格不同价格的商品实际收入,和对应需要开票的明细及金额。

举个栗子:

我公司是“书特多”图书商店,每月”学特快”教育公司都会不定期的采购我家不同种类不定量的图书,经公司双方商定,以月结方式支付采购图书款。

次月初,两公司的会计就会根据采购订单和实际图书的出库和入库分别进行对账,双方均对账无误,教育公司就会给我们图书商店打采购款,我们图书商店也会为教育公司开具采购图书的发票。

1月5日“学特快”教育公司在我们“书特多”图书商店采购了如下图书:

A图书,单价5.00元,采购10本,共计50元; B图书,单价6.00元,采购20本,共计120元; C图书,单价7.00元,采购30本,共计210元。 1月25日,“学特快”教育公司又来我们“书特多”图书商店采购了如下图书:

A图书,单价调整至6.00元,采购20本,共计120元; B图书,单价调整至5.00元,采购10本,共计50元; D图书,单价8.00元,采购10本,共计80元。 由于采购图书发现书中有破损,1月28日分别退还1月5日购买的:

A图书,退还2本; B图书,退换3本。 如果是财务手工汇总销售明细,2月1日销货明细如下:

A图书,单价5.00元,采购10本,退还2本,合计采购8本,金额合计40元; A图书,单价6.00元,采购20本,共计120元; B图书,单价5.00元,采购10本,共计50元; B图书,单价6.00元,采购20本,退还3本,合计采购17本,金额合计102元; C图书,单价7.00元,采购30本,共计210元; D图书,单价8.00元,采购10本,共计80元。 财务通常以Excel的方式呈现数据。每家采购公司会分不同sheet分开汇总。

额外补充一个关于图书的发票的规则:根据《财政部税务总局关于延续宣传文化增值税优惠政策的通知》(财税〔2018〕53号)规定:“二、自2018年1月1日起至2020年12月31日,免征图书批发、零售环节增值税。

图书免税可以开具普通发票,但是不能开专票。

上述的例子可以看到此环节的财务工作比较单一,但每月却会占用财务的工作时间。其实产品经理可以将这样的销售明细汇总提交开票申请的环节设计成平台的自动化处理。

线上平台的销售明细导入开票流程

销方公司为定期结算的采购方申请开票,需要将这段期间销售给这家采购方的销售明细从本地导入到线上平台,系统会自动将同sku同单价的商品统计其“销售”和“退回”的合计金额。

将商品名称与合计金额的销售情况汇总成一行,统计各类sku和不同单价,销售和退回的数量计算的合计金额,展示成销售明细表,这样的销售明细表就是开票前整理的开票统计数据。

汇总后为正数的行,开具正数发票; 汇总后为负数的行,开具负数发票。 线上平台销售明细导入的开票申请流程如下:

销售明细导入的大致步骤

申请发票中需要考虑的一些功能

1)勾选开具发票类型。

增值税电子发票(目前只有增值税普通发票有电子版)还是纸质发票,纸质增值税专用发票还是纸质增值税普通发票:需要根据客户对发票的需求,以及客户是否符合增值税一般人判断是否为客户申请增值税专用发票。

2)业务员需要选择开票原因、开票主体、申请时间以及加急服务的选择勾选的状态。

加急的原因之前的文章已经解释过了,就是月底和年底开票量巨大,发票数量有限,申领发票需要时间,但是对于企业来说,月底和年底都是发票需求的高峰期。

因为专用发票具有认证抵扣的作用。所以需要留出勾选加急的功能。

3)业务员点击导入明细申请开票后,可将明细导入到系统内。

需要业务员同时选择,发票管理中选择开具正数发票还是负数发票;开票依据:销售明细;发票类型的确认:增值税普通发票(纸质)、增值税专用发票(纸质)、增值税电子普通发票;以及折让的选填。

4)实际销售中,如果有折让,需要填写折让情况,财务手工增加折让行,冲减sku下的销售金额,根据冲减的折让后的销售金额开具发票。

销售折让的定义:是指企业因售出商品质量不符合要求等原因而在售价上给予的减让。

企业将商品销售给买方后,如买方发现商品在质量、规格等方面不符合要求,可能要求卖方在价格上给予一定的减让。销售折让如发生在确认销售收入之前,则应在确认销售收入时直接按扣除销售折让后的金额确认;已确认销售收入的售出商品发生销售折让,且不属于资产负债表日后事项的,应在发生时冲减当期销售商品收入,如按规定允许扣减增值税税额的,还应冲减已确认的应交增值税销项税额。

导入销售明细需要考虑的一些功能

1)业务员点击“导入”从本地电脑上传整理后的销售明细,销售明细模板可以先根据财务需求进行设计,提供下载。

模板需要提示:

导入的数据需要达到开票条件的销售明细,且之前未开过发票 导入的数据需要为同一客户,因为我们是给该客户统计汇总开票的 导入数据的限值需要设定 财务部门可能会提出关于销售明细模板字段的需求。因为在开票的时候如果字段匹配,财务可以不用再进行整理直接导入进行汇总清单开票,为下一步开票也节省了时间。

汇总开票,《国家税务总局关于修订 的通知》【国税发〔2006〕156号】第十二条明确规定一般纳税人销售货物或者提供应税劳务可汇总开具专用发票。汇总开具专用发票的,使用防伪税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖者发票专用章。

2)导入文件后,系统会对此文件进行校验,校验失败报错,需要重新导入文件。

填写开票信息需要考虑的一些功能

填写的开票信息,如果选择的是普通发票(无论是电子/纸质发票),公司发票抬头(公司名称)、公司税号为必填选项,其他选项如:公司地址、电话、开户行名称和账号为选填选项。

如果选择的是专用发票,则发票抬头(公司名称)、公司税号、公司地址、电话、开户行名称和账号都为必填选项。

如为纸质发票,则需要填写邮寄信息:邮寄地址、电话、接受人姓名。快递付款方式:寄付/到付。

填写完毕信息资料后,点击提交申请开票。

总结

好的销售明细导入开票模块可以为财务节省大量的统计整理数据和开票的时间。对于产品经理来说此处需要根据具体业务,与业务部门和财务部门充分沟通梳理流程和实际业务需求再进行设计。

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